Değişim Yönetimi Prosedürü

1.    Amaç

Bu prosedür; organizasyonel, ekipman, proses, tehlikeli madde depolama kapasitesi ve şekilleri, güvenlik ile ilgili belgeler ve çevresel koşullara bağlı kalıcı, geçici veya acil değişimlerin yaratacağı sağlık, güvenlik (emniyet) çevre veya operasyonel riskleri değerlendirerek, risklerin kontrol altına tutulması için değişimlerin kayıt altına alınması, raporlanması ve takibi için yöntem ve sorumlulukları belirler.

2.    Kapsam

 

Değişim Yönetimi, özellikle tehlikeli kimyasal madde ile ilgili faaliyetlerindeki Kritik Değişiklik Listesinde tanımlanan tüm değişimleri kapsar.

 

3.    Kısaltmalar ve Tanımlamalar

 

Değişiklik: Bir durumu farklı hale getirme, bir eylemi farklı olarak yapma

Kritik değişiklikler: Büyük endüstriyel kazaya sebep olabilecek ve/veya etkisini artırabilecek organizasyonel, ekipman, proses, tehlikeli madde depolama kapasitesi ve şekilleri, güvenlik ile ilgili belgeler ve çevresel koşullara bağlı  yapılan değişiklikler.

Kritik değişikliklerin yönetimine tehlike yaratacak riskli bir durumun ortadan kaldırılması ve/veya oluşabilecek büyük kaza risklerini önlenmesi amacıyla ihtiyaç duyulmaktadır.

NOT: Benzeri ile değiştirme bir “değişiklik” değildir. (Orijinal ile temelde aynı olan ve ilgili tüm spesifikasyonları, standartları ve kalite gereksinimlerini karşılayan değiştirme, onarım, tamir işleri değişiklik kapsamına girmez. Açıklama bölüm 5.5’de yapılmıştır)

Kalıcı Değişiklik: Herhangi bir zaman kısıtlaması olmaksızın sürekli kullanım için mevcut tesisler ve proseslerde planlanan değişiklik. Yeni tesislerin planlanması ve tasarlanması bu kapsamdadır.

Geçici Değişiklik: Belli bir zaman dilimi için planlanan ve zaman dolduğunda uygulamasına son verilecek olan değişiklik. (Bir Geçici Değişiklik’teki en uzun süre 6 aydır. En fazla bir kere uzatılabilir. Geçici değişikliklerin toplam süresi uzatma ile birlikte 12 ayı geçemez.)

Acil Değişiklik: Kalıcı veya geçici olabilmekle birlikte, değişim yönetim sürecini başlatmaya ve çalıştırmaya zaman olmadığı acil hallerde yapılan değişiklikler.

Değişim Yönetimi:  organizasyonel, ekipman, proses, tehlikeli madde depolama kapasitesi ve şekilleri, güvenlik ile ilgili belgeler ve çevresel koşullara bağlı değişikliklerin uygun şekilde tanımlanmasını, gözden geçirilmesini, onaylanmasını, ilgili kişilere bildirilmesini ve dokümante edilmesini sağlayan sistem.

1.    Sorumlulular

 

Değişimi başlatan (Talep sahibi):  faaliyetleri gerçekleştiren her veya alt işveren  Kritik Değişiklikler Listesinde tanımlanan değişiklik ihtiyacı ortaya çıktığında değişikliği gerçekleştirmeden talebi kayıt altına almaktan ve değişiklik talebinde bulunmaktan sorumludur.

Değişim sahibi (Birim yöneticisi): Sorumluluğu altında yürütülen faaliyetlerdeki değişim taleplerini değerlendirmek, değişim seçeneklerini tespit etmek, değişim için uygun seçeneğe karar vermek ve bu seçime ilişkin tehlikeleri belirleyerek risk değerlendirmelerini gerçekleştirmek, açılış onayı verilen değişimlere ilişkin aksiyonların kapatılmasından sorumlu ve yetkilidir.

Onay yetkilisi (Risk değerlendirme ekip lideri):  Açılan değişimlere ilişkin tehlike ve risk değerlendirmelerinin uygunluğunun kontrol edilmesinden, Değişimlerin risk değerlendirme formuna kayıt edilmesinden, uygulamaların takibinden vde değişikliklerin kapatılmasından sorumludur.

Risk Değerlendirme Ekibi: 

Risk değerlendirme ekip lideri

Birim Yöneticisi 

İş Güvenliği Uzmanı 

Değişimi talep eden çalışan ve işin sahibi 

Konuyla ilgili Teknik Personel (İşletme Mühendisi, Bakım Personeli vb.)

Etkilenen Bölümlerin Onayı: Planlanan değişiklikten etkilenmesi muhtemel olan bölümlerin, değişikliğin içeriğini ve bölümleri üzerindeki olası etkilerini incelediklerini, gerekli önlemleri planladıklarını ve değişikliğin bölümleri için uygun olduğunu belirten onay. Bu onay değişiklik formu üzerine ıslak imza ile verilebileceği gibi e-posta yoluyla elektronik olarak da verilebilir. 

1.    Uygulama

 

Değişim Talep Sahibi faaliyetlerin yürütümü sırasında ihtiyaç duyulan değişiklikleri, Değişiklik Talep Formundaki liste maddeleri doğrultusunda tanımlamalı ve değişiklik talebinin değerlendirilmesi için Birim Yöneticisine iletmelidir.

İlgili Birim Yöneticisi değişimi başlatmadan önce değişim teklifini ve diğer olası seçenekleri gözden geçirerek ‘Değişiklik Talep Formu’nu onaylar ve “Değişiklik Risk Değerlendirme ve Önlem Planlama Formu”nu düzenleyerek ‘Risk değerlendirme ekip lideri’ne iletir. (Bölüm1)

Risk değerlendirme ekip lideri, değişiklik olması durumunda tehlikelerin tanımlanması ve risklerin değerlendirilmesinde asgari aşağıdaki yetkili kişilerin katılımını sağlamalıdır. 

Birim Yöneticisi 

İş Güvenliği Uzmanı 

Değişimi talep eden çalışan ve işin sahibi 

Konuyla ilgili Teknik Personel (İşletme Mühendisi, Bakım Personeli vb.)

Risk değerlendirme ekibi tarafından değişiklik talebi öncesi son durumu görmek ve kıyaslayabilmek için yapılan son risk değerlendirme çalışmalarının sonuçları kontrol edilir.

Yine bu ekip tarafından değişiklik yapılması durumundaki koşullar kurgulanarak “Büyük Endüstriyel Kaza Risklerinin ve Senaryolarının Belirlenmesi Prosedürü” kullanılarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır. Değişikliğin yapılacağı lokasyonda oluşabilecek tehlikeler ve tehlikelerin doğuracağı riskler tanımlanır. (Bölüm 2)

Değişiklik sırası ve sonrasında ortaya çıkabilecek tehlikelerin belirleme yöntemleri EK-2’de verilmiştir. 

Belirlenen risk seviyelerinin “Büyük Endüstriyel Kazaların Önlenmesi ve Etkilerinin Azaltılması Hakkında Yönetmelik” e göre 1*10 ^-4 /yıl ve altına düşürebilmek adına ilgili sorumluluları ve termin tarihleri ile faaliyetler planlanır. Bu planda değişim ile ilgili eğitimler, dokümanlar, projeler, teknik bilgiler vs. listelenir ve sorumluları belirlenerek hedef süreler belirtilir. 

Değişiklik sırasında yapılması gereken faaliyetler (çalışan bilgilendirmeleri, verilecek izinler,vs..) belirlenerek takibi ve tamamlanması sağlanır.

Risk değerlendirme ekip lideri tarafından değişiklik yapılmadan önce ‘etkilenen bölümlerin onayı’ alınır.

Risk değerlendirme ekip lideri; değişiklik için belirlenen tüm tehlikeleri, risk değerlendirmelerini ve risklere karşın alınan aksiyonların uygunluğunu gözden geçirmelidir.

Risk değerlendirmeleri ve alınacak önlem/planlaması hazırlandıktan sonra değişim talebi açılış onayı (değişiklik başlama onayı) birim yöneticisi ve değişiklikten etkilenecek bölüm sorumlularının onayı ile başlatılır.(Bölüm 3)  İlgili Birim Yöneticisi değişim talebi açılış onayını vermeden aşağıdaki kriterleri göz önüne almalıdır. 

-  Politika ve prosedür beklentileri 

- Mevcut proses veya ekipmanlara uygunluk 

- Teknik standart veya uygulama kılavuzları 

- Genel kabul edilen mühendislik uygulamaları veya tasarım şartları 

- Değişimin operasyonlara olan etkileri 

- Değişim talebine ilgili tüm kişilerin dahil edilmiş olması ve değişim için onaylarının bulunması

Risk değerlendirme ekip lideri açılan değişimi ‘Değişiklik Takip Formu’na kaydetmeli ve belirlenen aksiyonların tamamlanmasının takibini sağlamalıdır. 

Risk değerlendirme ekibi onayından sonra birimi yöneticisi uygulama planına göre değişim sürecini uygulamaktan sorumlu ve yetkilidir. Yapılan değişikliğin devreye alınması, çalıştırılması, sisteme konulması ‘Risk değerlendirme ekip lideri’nin onayından 

sonra gerçekleştirilebilir. ‘Risk değerlendirme ekip lideri’nin onayından sonra değişiklik ile ilgili  çalışanlarına ve alt işveren çalışanlarına Proses Güvenliği Toplantılarında, e-mail ile ve duyuru panolarına asılarak bilgilendirme yapılır.  Saha çalışmalarında Genel Çalışma İzin Formu’ uygulanmalıdır.

Değişimin gerçekleştirilmesi sırasında herhangi bir revizyon gerekir ise ‘Risk değerlendirme Ekip Lideri’nin onayı ile ilgili değişim dokümanları da revize edilerek uygulanır.

Değişim tamamlandıktan sonra, ‘birim yöneticisi’ gerekli doküman güncellemeleri ve hazırlıkların yapıldığını kontrol eder, ‘değişim talebini yapan’ ve ‘risk değerlendirme ekip lideri’ onayı ile değişim bitirilir. Değişimin başında yapılan Risk değerlendirmesi değişimin sonunda gözden geçirilmeden değişimin bitirilme onayı verilmez. Risk değerlendirme ekip lideri Değişiklik Takip formunu günceller ve kapatır. (Bölüm 4)

Acil Değişiklikler Genel Müdür’ün sözlü onayı ile yapılır. Değişim Yönetim Süreci uygulaması gerektiren değişiklikler için 48 saat içinde Değişim Talep Formu doldurulur ve sözlü onayı kimin verdiği ve zamanı belirtilir. Uygulama süreci aynen uygulanır. (Acil Değişiklikler de değişiklik tamamlandığında Değişiklik Takip Formu’na Risk değerlendirme ekip lideri tarafından kaydedilir.)

Personel ve organizasyon yapısındaki değişiklikler ‘İnsan Kaynakları’ bölümü ile koordineli yürütülecektir.

1.1.       Uygulama Akış Şeması

1.1.       Değişim Yönetimi Yetkinlik Eğitimi

 

Değişim Yönetimi yetkinlik gerektiren bir süreçtir. Bu kapsamda ve alt işverenler Eğitim Planında belirtilen süreler içerisinde eğitim almalıdır. 

1.2.       Değişim Yönetimi Sisteminin Performansının Takibi

 

Değişim talepleri aylık KPI raporlarında takip edilmeli ve planların kapanış performansı ilgili yılsonunda değerlendirmelidir.

 

1.3.       Değişim Yönetim Süreci Uygulamasının Zorunlu Olduğu Durumlar

 

Değişimde risk değerlendirmeleri sonrasında, özellikle GYS yi etkileyecek eğitim gereksinimi var ise,

Değişim sonrasında dizayn parametrelerinde herhangi bir değişiklik var ise,

Güvenlik Raporu, GYS dokümanı, Kritik ekipmanlar, mevcut proses, operasyonlar üzerinde herhangi bir etkisi var ise,

İşletmeye operasyonu ya da ilgili proseslerin işleyiş yollarını değiştirecek yeni bir sistem kurulacak ise (katık, blending, yasal mevzuatın getirdiği ürün için sistemler vb.)

Dahili Acil Durum Planında herhangi bir değişikliğe gerek var ise

Koruyucu sistemler üzerinde (alarmlar, ikazlar, acil kapama vs.) herhangi bir değişiklik gerekiyor ise

Yapılan değişiklik mevcut yapılara ek yükler getiriyor ise

Organizasyon yapısında herhangi bir değişikliğe sebep olacak ise

İşe yeni başlayan beyaz yakalı personel (Uzman, Ekip Lideri, Yönetici vb.), mavi yakalı personellerden Proses kontrol ve Mekanik Operatörleri, Mekanik Bakım Şefi ve İşletme Sorumlusu görev değişikliklerinde 

Değişiklik teknik şartname ve/veya sözleşmeler ya da ekipman tedarikçileriyle ilgili değişiklikleri gerektiriyor ise.

1.1.       Değişim Yönetim Süreci Uygulamasının Zorunlu Olmadığı Durumlar

 

Kısa süreli alarm ve arıza durumları

Yazılım güncellemeleri

Tesis sahası dışındaki her türlü değişiklikler ve tesis sahası içinde olup tesis operasyonlarını etkilemeyen değişiklikler (Bakım alet ve ekipmanlarında yapılan değişiklikler, bina tadilatları, vb.)

Bakım ve yenileme amaçlı -birebir- yapılan ekipman ve malzeme değişiklikleri

Operasyon limitleri dahilindeki proses kontrol parametrelerindeki değişiklikler

Proses kontrolü dışında kalan bilgisayar kontrollü sistemler

Ambar stoklarındaki değişiklikler

GYS dokümanını doğrudan etkileyen Acil durum planları, P&ID ve boru planları, kritik ekipman listesi gibi dokümanlar haricinde kalan diğer formlar, prosedürler, saha dokümanları ve süreç revizyon ve değişimlerinde.

GYS’yi doğrudan etkilemeyen değişim yönetimini gerektirmeyen planlı veya plansız herhangi bir eğitim ihtiyacında.

1.1.       Benzer Değişikliklere Örnekler

 

“Benzer” bir değişiklik, orijinal ile temelde aynı olan ve ilgili tüm spesifikasyonları, standartları ve kalite gereksinimlerini karşılayan bir değiştirme işlemidir. Değişim Yönetimi süreci uygulamaları gerekmemektedir.

1.    EK-1 KRİTİK DEĞİŞİKLİK LİSTESİ

 

1.1.       Organizasyonel ve Personel Değişikliği

(Firma Organizasyonunun ve Proses Güvenliği Birimi Personelinin Değişmesi)

1.2.       Organizasyon şeması değişikliği

6.2.1.    Personel değişikliği (Firma organizasyonunun ve Proses Güvenliği Birimi personelinin değişmesi vb.)

6.2.2.    Alt işveren değişikliği

6.3.       Proses Değişiklikleri

6.3.1.    Ürün / Hammadde Değişiklikleri (Tedarikçi değişikliği, hammadde değişikliği, hammadde/ara ürün özelliklerinin değişikliği, yeni kimyasal kullanımı, kimyasal stok değişimleri,vb.)

6.3.2.    Prosesin ya da proses şartlarının değişmesi

6.3.3.    Kimyasalların depolama yöntemleri

 

6.4.       Tehlikeli Madde Depolama Kapasitesinde ve Şekillerinde Yapılacak Değişiklikler

 

6.5.       Ekipman Değişiklikleri

 

6.5.1.    Kontrol, Alarm ve Acil Durdurma Sistemlerindeki Değişiklikleri

6.5.2.    Ekipman dizayn değişiklikleri (P&ID değişikliği gerektiren)

6.5.3.    Akışkan değişikliği - İşletmede kullanılan donanım (boru hattı,ısı değiştirici,fırın,vana,tanklar,vb içinden geçen akışkanların değiştirilmesi

6.5.4.    Proses ekipmanlarındaki değişiklik

6.5.5.    Havalandırma sistemlerindeki değişiklik

6.2.       Güvenlik İle İlgili Belgelerdeki Değişiklikler

 

6.2.1.    Yasal mevzuat değişiklikleri

6.2.2.    Güvenlik Yönetim Sistemi dokümantasyonunda yapılan değişiklikler

6.2.3.    Büyük kaza risk değerlendirme çalışmalarında yapılan değişiklikler

6.2.4.    Acil durum planlarındaki değişiklikler

 

6.3.       Çevresel Koşullara Bağlı Değişiklikler

 

6.3.1.    Mevsimsel değişiklikler

 

6.     EK-2 DEĞİŞİM YÖNETİMİNDE TEHLİKE BELİRLEME YÖNTEMLERİ TABLOSU

Aşağıda sınıflandırılmış olan kritik değişikliklerin her birine verilen örnekler ile sınırlı olmamakla birlikte tesis bazında çeşitlilik gösterebilmektedir.

DEĞİŞİKLİK TÜRÜ	TEHLİKE BELİRLERME YÖNTEMİ
ORGANİZASYONEL VE PERSONEL DEĞİŞİKLİKLERİ
1.Organizasyon şeması değişikliği	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
2.Personel değişikliği (Firma organizasyonunun ve Proses Güvenliği Birimi personelinin değişmesi vb..)	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
3.Alt işveren değişikliği	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
PROSES DEĞİŞİKLİKLERİ
1.Ürün / Hammadde Değişiklikleri (Tedarikçi değişikliği, hammadde değişikliği, hammadde/ara ürün özelliklerinin değişikliği, yeni kimyasal kullanımı, mevcut kimyasalın çıkarılması, kimyasal stok değişimleri, vb.)	Tehlikeli kimyasal ve tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
2.Prosesin ya da proses şartlarının değişmesi	Tehlikeli kimyasal ve tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
3.Kimyasalların depolanma yöntemleri	Tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
TEHLİKELİ MADDE DEPOLAMA KAPASİTESİNDE ve ŞEKİLLERİNDE YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER
1.Tehlikeli madde depolama kapasitesinde ve şekillerinde yapılacak değişiklikler	Tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
EKİPMAN DEĞİŞİKLİKLERİ
1.Kontrol Alarm ve Acil Durdurma Sistemlerindeki değişiklikleri	Kalitatif (HazOp) risk değerlendirmesi çalışmalarından itibaren yenilenmesi

2.Ekipman dizayn değişiklikleri (P&ID değişikliği gerektiren)	Kalitatif (HazOp) risk değerlendirmesi çalışmalarından itibaren yenilenmesi
3.Akışkan değişikliği - İşletmede kullanılan donanım (boru hattı, ısı değiştirici, fırın, vana, tanklar vb.) içinden geçen akışkanların değiştirilmesi	Tehlikeli kimyasal ve tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
4.Proses ekipmanlarındaki değişiklik	Tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
5.Havalandırma sistemlerindeki değişiklik	Tehlikeli ekipman (DOW F&EI, DOW C&EI, ARAMIS) belirleme çalışmalarından itibaren yenilenmesi
GÜVENLİK İLE İLGİLİ BELGELERDEKİ DEĞİŞİKLİKLER
1.Yasal mevzuat değişiklikleri	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
2.Güvenlik yönetim sistemi dokümantasyonunda yapılan değişiklikler	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
3.Büyük kaza risk değerlendirme çalışmalarında yapılan değişiklikler	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
4.Acil durum planlarındaki değişiklikler	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.
ÇEVRESEL KOŞULLARA BAĞLI DEĞİŞİKLİKLER
1.Mevsimsel değişiklikler	Durum analizine bağlı olarak risk değerlendirme çalışmaları yapılır.